Subcontratar el proceso integral de compra en China vs Contratar Inspección vs DIY

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La primera decisión del departamento de Compras de la empresa para subcontratar productos en China: ¿me encargo yo de todo o pido ayuda?

Entendemos que para cualquier empresa que esté estudiando la posibilidad de rebajar sus costes a través de subcontratar productos en China, (u otros países de costes más reducidos que los locales), recurrir a empresas que ofrecen este servicio integral es la mejor manera para evitar la tediosa búsqueda a ciegas de proveedores.

Una vez se tome la decisión de seguir ese camino para rebajar costes de compra, en función de los recursos dedicados a las compras y el control de calidad de cada empresa, lo que va directamente relacionado con el tamaño de la misma y habitualmente también con su volumen de compra creemos que para empresas pequeñas sin un departamento de compras dedicado en exclusiva a esa labor es interesante subcontratar el proceso integral de importación desde China.

Empresas medianas que cuenten con recursos dedicados en exclusiva a las compras pueden amortizarlos dedicándolos ellos a las negociaciones y gestión de las compras si bien la contratación de un servicio de inspección de proveedores y/o de productos es un paso que entendemos fundamental para evitar riesgos demasiado grandes. No obstante, es importante que realicen un análisis exhaustivo de costes y también que los comparen con los precios y las ventajas que pueden ofrecerles empresas que ofrecen el servicio integral de venta de productos subcontratados en países de bajo coste.

Por supuesto empresas grandes con suficiente consumo como para amortizar fácilmente los gastos de viajes, inspecciones o incluso personal expatriado quedan fuera de esta disyuntiva.

Entendemos que para una empresa que cuenta con escasos recursos dedicados a las compras, o estos recursos se reparten entre variadas tareas, puede ser interesante recurrir a un servicio integral de suministro de esas compras desde la compra en origen, flete, despacho de aduana, transporte hasta cliente y sin olvidar el control de calidad, ya sea en origen previamente al flete como sería lo ideal o en destino previamente a la entrega en destino final. Evidentemente la empresa que ofrezca este servicio cobrará su gestión encareciendo el precio del producto respecto al coste del mismo. Sin embargo este tipo de empresas probablemente contará con proveedores de confianza de los que consiga precios algo mejores y con un mayor compromiso de calidad, además de que ahorrará en la logística al agrupar pedidos de diversos lotes. Por otra parte el cliente final ahorrará los recursos que hubiera dedicado a la gestión de la compra y la importación, además de algo no menos importante, la tensión generada por la negociación, la dificultad en la comunicación y la incertidumbre. Cualquiera puede entender que tener a alguien con quién contactar inmediatamente e incluso reunirte cara a cara manteniendo una conversación fluida en caso de alguna duda o dificultad cuanto menos es tranquilizador.

El proceso integral de subcontratar productos en China no se reduce a la selección de proveedores, la negociación y el seguimiento de pedidos. Es un proceso que incluye también el área de logística y de calidad, y cada proceso conlleva un alto grado de incertidumbre y coste de recursos. Por otro lado no debemos detraer del análisis de costes de la subcontratación precisamente esaincertidumbre y recursos de la empresa que detraemos de otras labores que quizá pudieran ser más productivas.

Las empresas que cuentan con suficientes recursos dedicados a las compras pueden entender que aprovechan mejor esos recursos realizando ellos íntegramente la gestión de compras. Esta situación, tal y como introducíamos antes, deja latente la incertidumbre respecto a los plazos de entrega y la calidad del producto. En este punto las inspecciones a la planta de producción cobran mucha relevancia por diversos motivos:

  • Confirmar que los medios de producción y control de calidad activos son adecuados. Lo de “activos” se refiere por ejemplo a que de nada sirve un espectrómetro o un centro de control numérico que no se sabe utilizar o está sin desprecintar. Este es un ejemplo que hemos encontrado con cierta frecuencia en nuestras visitas a fabricantes en China.
  • Confirmar que la producción se ha iniciado a tiempo para cumplir el plazo de entrega comprometido.
  • Confirmar que el producto se controla y es conforme antes de que salga de origen. Entendemos que toda empresa que subcontrate productos en China hará una exhaustiva inspección en la recepción de los mismos, pero la solución a cualquier problema detectado siempre será mucho entre muy cara e inviable además del enorme tiempo perdido. Si un problema se detecta en origen, y sobretodo, antes de realizar el pago completo al proveedor, en el peor de los casos se podrá volver a producir el lote y perder únicamente el plazo de producción del mismo.
  • No menos importante que todo lo anterior es la confianza y respeto por parte del proveedor que se gana en el contacto cara a cara. Cualquier proveedor que recibe la visita de un cliente o alguien que le representa que viene desde muchos miles de kilómetros, aprecia mucho ese esfuerzo además de entender que ese cliente va a dedicar un esfuerzo importante al control de la calidad de sus productos subcontratados.

Contar con personal expatriado o las visitas periódicas son importantes para mantener el contacto personal con los proveedores. Ese contacto humano sigue siendo muy importante para que la relación comercial sea fluída y satisfactoria para ambas partes. Realizar inspecciones de calidad, no debe ser visto como una oportunidad de encontrar fallos, sino como la entendemos como una oportunidad de estrechar lazos y conseguir el respeto mutuo dado que la importancia que todo el mundo da a la calidad del producto en las negociaciones, se confirma para el fabricante en orígen como una prioridad puesto que para su cliente merece el gasto que la inspección supone. Además, si la inspección está bien orientada, puede servir como una via de comunicación entre proveedor y cliente de posibles problemas en la fabricación o requisitos mal entendidos que pudieran ser de gran ayuda para conocer mejor el producto por parte del propio cliente.

Si compartimos la relevancia de los controles de calidad en origen, es evidente que el esfuerzo en viajes que ello supone es importante y su coste debe ser considerado para hacer una correcta evaluación de costes asociados a subcontratar productos en China. Por lo que a aquellas empresas que no cuenten con suficientes recursos dedicados a las compras y calidad, puede resultarles muy interesante subcontratar este tipo de servicios de inspección.

Por último quedan aquellas empresas que cuentan con suficientes recursos dedicados a las compras y el control de calidad o incluso con personal expatriado como para asumir ellos mismos el proceso íntegro incluidas las inspecciones de calidad.

Por supuesto hablamos de pautas para la toma de decisiones de una manera ortodoxa, con una planificación previa lo más realista posible. Somos conscientes de que muchas empresas habrán tenido éxito recurriendo al DIY de principio a fin y aún sin haber realizado una planificación exahustiva de los costes y riesgos del proceso ni haber tomado medidas de prevención contra esos riesgos. Sin embargo no parece una buena política fiar a la suerte o la improvisación el éxito de nuestras decisiones.